Umowę najmu okazjonalnego zgłasza się do urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu – nie od daty podpisania dokumentu. Zgłoszenie jest obowiązkowe, a jego pominięcie sprawia, że tracisz prawo do szybkiej eksmisji i cała konstrukcja okazjonalna przestaje działać. W dalszej części poradnika znajdziesz instrukcję krok po kroku, wzór pisma oraz wskazówki, jak uniknąć najczęstszych błędów w 2026 roku.
Czym jest najem okazjonalny i dlaczego zgłoszenie do urzędu skarbowego jest konieczne?
Najem okazjonalny to szczególna forma umowy stworzona z myślą o właścicielach lokali mieszkalnych, którzy chcą skuteczniej chronić się przed nierzetelnymi najemcami. Warunkiem jej ważności jest m.in. notarialne oświadczenie najemcy o dobrowolnym poddaniu się egzekucji, wskazanie lokalu zastępczego oraz zgoda osoby trzeciej na przyjęcie lokatora po ewentualnym opuszczeniu mieszkania. Dzięki tym zabezpieczeniom wynajmujący może w razie problemów szybko uruchomić postępowanie egzekucyjne – bez konieczności długiego procesu sądowego i oczekiwania na lokal tymczasowy od gminy.
Sam akt notarialny nie daje jednak pełnej ochrony. Ustawa o ochronie praw lokatorów wyraźnie nakłada obowiązek zgłoszenia zawarcia takiej umowy do urzędu skarbowego. Bez tej formalności umowa traci kluczowe przywileje – w świetle prawa zaczyna być traktowana jak zwykły najem na czas określony, a właściciel nie może skorzystać z przyspieszonej eksmisji.
Termin, właściwy urząd i kto dokonuje zgłoszenia
Zgłoszenia dokonuje wynajmujący – czyli właściciel lokalu będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności w zakresie wynajmu. W przypadku współwłasności wystarczy, że obowiązek wypełni jeden ze współwłaścicieli. Pismo kieruje się do naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania właściciela, a nie według położenia wynajmowanej nieruchomości.
Ustawowy termin to 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu, czyli od momentu faktycznego wydania lokalu najemcy (np. data z protokołu zdawczo-odbiorczego). Jeśli podpisaliście umowę 1 marca, ale klucze wręczyliście 10 marca, bieg terminu rusza 10 marca. Przekroczenie go nie unieważnia samej umowy, jednak całkowicie niweczy sens najmu okazjonalnego.
Jak zgłosić umowę najmu okazjonalnego? Opcje i instrukcja
Do zgłoszenia nie ma jednego ogólnopolskiego formularza. Możesz je złożyć w formie papierowej lub elektronicznej. Zanim przejdziesz do wybranej ścieżki, przygotuj następujące dokumenty:
- podpisaną umowę najmu okazjonalnego,
- oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji,
- dane identyfikacyjne swoje i najemcy (imię, nazwisko, PESEL lub numer paszportu),
- adres lokalu oraz datę rozpoczęcia i planowanego zakończenia najmu.
Zgłoszenie papierowe
Tradycyjna droga polega na samodzielnym przygotowaniu pisma, podpisaniu go i złożeniu w siedzibie urzędu lub wysłaniu listem poleconym. Do pisma możesz dołączyć kopię umowy i aktu notarialnego – choć formalnie nie jest to wymagane, urzędnicy często proszą o te dokumenty, by uniknąć dodatkowej korespondencji.
Zgłoszenie elektroniczne przez e-Urząd Skarbowy
W 2026 roku najbezpieczniejszym kanałem online jest e-Urząd Skarbowy. Wcześniej powszechnie używany ePUAP nie jest już uznawany za skuteczny do wnoszenia pism podatkowych przez osoby fizyczne – składanie tam wniosku grozi brakiem skutku prawnego. Dlatego logujesz się na stronie e-Urzędu Skarbowego przez login.gov.pl (np. profil zaufany, bankowość elektroniczna, mObywatel) i wybierasz opcję „Pismo ogólne”.
W formularzu wskaż właściwy urząd, w treści wklej przygotowaną informację, a jako załączniki dodaj skany umowy oraz aktu notarialnego. Po wysłaniu system wygeneruje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO) – ten dokument zachowaj jako dowód terminowego dopełnienia obowiązku. Pamiętaj, że na żądanie najemcy masz obowiązek przedstawić mu potwierdzenie zgłoszenia.
Co wpisać w zgłoszeniu? Praktyczny wzór
Treść pisma może być zwięzła. Poniższy wzór wystarczy – uzupełnij tylko dane w nawiasach:
Działając na podstawie art. 19b ustawy o ochronie praw lokatorów, zgłaszam zawarcie umowy najmu okazjonalnego lokalu mieszkalnego położonego pod adresem [adres]. Umowa została zawarta dnia [data zawarcia], a najem rozpoczął się [data rozpoczęcia]. Strony umowy: wynajmujący [imię i nazwisko, PESEL], najemca [imię i nazwisko, PESEL / numer paszportu]. Umowę zawarto na czas określony od [data] do [data]. W załączeniu przesyłam kopię umowy oraz oświadczenia notarialnego.
Informację podpisujesz profilem zaufanym (przy ścieżce online) lub odręcznie. W praktyce nawet krótsze sformułowanie będzie przyjęte, o ile jasno wynika z niego, że zgłaszasz najem okazjonalny i podajesz dane stron oraz lokal.
Konsekwencje spóźnienia z zgłoszeniem
Jeśli przekroczysz 14-dniowy termin, w świetle przepisów nie stosuje się art. 19c i 19d ustawy, czyli właściciel traci prawo do przyspieszonego trybu przymusowego opróżnienia lokalu. Sama umowa pozostaje ważna, ale działa już jak zwykła umowa najmu na czas oznaczony – bez notarialnej egzekucji i wymogu lokalu zastępczego.
Nie ma możliwości naprawienia tego błędu przez złożenie „czynnego żalu” czy uzupełnienie zgłoszenia po terminie. Jedynym wyjściem bywa rozwiązanie istniejącej umowy za porozumieniem stron i podpisanie nowej, z nową datą rozpoczęcia najmu – to jednak wiąże się z dodatkowymi kosztami notarialnymi i ryzykiem, że najemca nie będzie chciał powtórzyć procedury.
Zgłoszenie a obowiązek rozliczenia podatku
Warto wyraźnie oddzielić zgłoszenie najmu okazjonalnego od opodatkowania przychodów. Zgłoszenie to tylko dopełnienie formalności wynikających z ustawy o ochronie praw lokatorów. Natomiast każdy wynajmujący – niezależnie od rodzaju umowy – musi rozliczać przychody z najmu. Od 2023 roku jedyną formą opodatkowania przychodów z najmu prywatnego jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych ze stawką 8,5% do kwoty 100 000 zł i 12,5% od nadwyżki.
Podatek wpłacasz co miesiąc (do 20. dnia następnego miesiąca) lub kwartalnie na swój mikrorachunek podatkowy – wygenerujesz go na podatki.gov.pl po podaniu PESEL. Po zakończeniu roku składasz dodatkowo PIT-28. Samo zgłoszenie umowy okazjonalnej nie wymaga odrębnych formularzy podatkowych, a brak zgłoszenia w ogóle nie zwalnia z obowiązku zapłaty ryczałtu. Inaczej mówiąc: możesz terminowo opłacać podatek, a i tak stracić ochronę najmu okazjonalnego, jeśli nie zgłosiłeś umowy w ustawowym czasie.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Czym jest najem okazjonalny i do czego służy?
To specjalna forma umowy dla właścicieli mieszkań, która daje dodatkowe zabezpieczenia przed nierzetelnymi najemcami, np. notarialne oświadczenie o poddaniu się egzekucji i wskazanie lokalu zastępczego.
Dlaczego konieczne jest zgłoszenie umowy najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego?
Ustawa wymaga zgłoszenia, bo bez niego umowa traci przywileje szczególnego trybu i traktowana jest jak zwykły najem na czas określony, pozbawiając właściciela prawa do przyspieszonej eksmisji.
Kto składa zgłoszenie i do którego urzędu je wysyłać?
Zgłosza je wynajmujący będący osobą fizyczną (w przypadku współwłasności wystarczy jeden współwłaściciel) kierując pismo do naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania właściciela.
Kiedy liczy się 14‑dniowy termin na zgłoszenie?
Termin zaczyna biec od dnia faktycznego wydania lokalu najemcy, np. daty przekazania kluczy, a nie od daty podpisania umowy; przekroczenie go skutkuje utratą ochrony najmu okazjonalnego.
Jakie dokumenty trzeba przygotować do zgłoszenia?
Należy mieć podpisaną umowę najmu okazjonalnego, notarialne oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji, dane identyfikacyjne stron oraz adres lokalu i daty trwania najmu.
W jaki sposób można złożyć zgłoszenie – papierowo czy elektronicznie?
Można złożyć pismo tradycyjnie w urzędzie lub wysłać listem poleconym, albo elektronicznie przez e‑Urząd Skarbowy logując się przez login.gov.pl i dołączając skany dokumentów.
Co grozi za spóźnione zgłoszenie i czy da się to naprawić?
Po przekroczeniu 14 dni właściciel traci możliwość skorzystania z przyspieszonej eksmisji, a sam błąd nie jest naprawialny przez czynny żal; jedyną opcją jest rozwiązanie i ponowne zawarcie umowy, co wiąże się z kosztami notarialnymi.
Czy zgłoszenie najmu okazjonalnego wpływa na sposób opodatkowania przychodów z najmu?
Nie — zgłoszenie to obowiązek warsztatowy wynikający z ustawy, natomiast od przychodów z najmu należy rozliczać ryczałt (8,5% do 100 000 zł i 12,5% od nadwyżki) i składać PIT‑28 po roku.
